3 nguyên tắc khi sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả nhất

Công Nghệ

Địa chỉ email chuyên nghiệp được xem là cơ sở quan trọng và cơ bản nhất trong các chiến lược xây dựng niềm tin về doanh nghiệp cho người dùng hiện nay. Bởi trong thời đại ngày càng có nhiều chiêu trò lừa đảo tinh vi, đòi hỏi người dùng cần phải có sự cảnh giác cao độ. Bạn cần hết sức cảnh giác với những email dạng pe_y3u_baby@gmail.com, caphesuada@yahoo.com không đáng tin cậy.

Để có thể thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng cũng như nâng cao được niềm tin của họ, doanh nghiệp cần tìm hiểu và nắm rõ được 3 nguyên tắc khi sử dụng email doanh nghiệp mà Bizfly Cloud giới thiệu trong bài viết dưới đây nhé!

Nguyên tắc khi sử dụng email doanh nghiệp ảnh 1

Luôn luôn sử dụng tên miền riêng 

Nếu bạn thực sự nghiêm túc và có được định hướng phát triển doanh nghiệp lâu dài dù là bất kỳ mặt hàng kinh doanh nào thì việc sở hữu một tên miền riêng sẽ là yếu tố mang tính tiên quyết cho những chiến lược dài hạn của bạn. Lý do là vì tên miền đó sẽ được sử dụng cho email doanh nghiệp, email bán hàng và có thể tiếp tục sử dụng được cho website của doanh nghiệp ngay khi bạn có nhu cầu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chú ý một số đặc điểm sau:

  • Email cần ngắn gọn, dễ nhớ và trang trọng: Bạn có thể đặt tên miền theo mong muốn của mình với ký tự đầu tiên bất kỳ miễn là nó dễ tùy chỉnh, tiện lợi, hạn chế sự nhầm lẫn khi trao đổi điện thoại và dễ nhớ đối với những người dùng ngay cả khi không kịp ghi lại và liên kết với doanh nghiệp một cách dễ dàng hơn.

  • Bảo mật tốt hơn và không bị ràng buộc: Nếu bạn đang sử dụng một email doanh nghiệp gắn với nhà cung cấp dịch vụ internet thì bạn cần thay đổi ngay lập tức để tránh nguy cơ bị giả danh công ty và sử dụng email cho các mục đích xấu như lừa đảo, giao dịch trái phép, chống phá chính quyền,… gây thiệt hại nặng nề và ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lựa chọn được cho mình một nhà cung cấp uy tín để sở hữu được một tài khoản email theo tên miền chỉ với một vài thao tác đơn giản.

Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp email cho doanh nghiệp rất đáng tin cậy, chuyên nghiệp với đa dạng các gói dịch vụ có thể đáp ứng được từng loại mô hình kinh doanh khác nhau của doanh nghiệp đặc biệt là dịch vụ email doanh nghiệp tại Việt Nam Bizfly Business E-mail với số lượng tài khoản linh hoạt và chi phí theo dung lượng chỉ từ 100.000 đồng/tháng.

Nguyên tắc khi sử dụng email doanh nghiệp ảnh 2

Đặt tên chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Có thể nói Email doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là một địa chỉ email riêng biệt mà nó còn là cả một hệ thống dành cho nhân viên, các cấp lãnh đạo sử dụng ở trong một công ty. Khi bạn sử dụng mail của công ty muốn gửi cho đồng nghiệp hay đối tác mail đó sẽ xuất hiện kèm theo tên công ty. Nếu doanh nghiệp bạn có những thông tin cần trao đổi hợp đồng với đối tác thì việc đặt tên cho email doanh nghiệp chuẩn là một điều hết sức cần thiết. Bạn có thể ứng dụng một số kiểu đặt tên chuyên nghiệp như:

  • Chỉ dùng tên (Minh@vccorp.com): Đây là cách vừa đơn giản, vừa dễ nhớ mà bạn có thể sử dụng để đặt tên cho email của doanh nghiệp. Ngoài ra, email này cũng dễ dàng sử dụng được cho mục đích riêng tư.

  • Dùng tên và ký tự viết tắt (Minhnn@vccorp.com): Với cách đảo tên lên trước và viết tắt phần tên đệm, người dùng sẽ ít gọi nhầm email doanh nghiệp sang tên đệm. Để tránh bị trùng lặp, bạn có thể không viết tắt tên đệm hoặc thêm dấu “.” ngăn cách giữa tên và tên đệm.

  • Sử dụng tên chung (Sale/Support/Info@vccorp.com): Được dành riêng cho từng bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, các địa chỉ email riêng biệt này giúp dễ dàng tổ chức, sắp xếp, hỗ trợ khách hàng, hay tiếp cận đối tác,..

Nguyên tắc khi sử dụng email doanh nghiệp ảnh 3

Tạo email riêng cho website

Khi tương tác với khách hàng, bạn không nên sử dụng chung email với địa chỉ hiển thị trên website doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thay vì sử dụng email cá nhân trên trang “contact” thì bạn nên đặt một địa chỉ email chung cho doanh nghiệp để mang lại cảm giác chuyên nghiệp, ấn tượng và giúp khách hàng có cái nhìn tốt hơn về quy mô doanh nghiệp, đem lại sự hữu ích trong việc chuyển tiếp email tới nhiều tài khoản khác nhau.

Việc lựa chọn một cơ sở, nền tảng email theo tên miền đáng tin cậy không chỉ đáp ứng được những nhu cầu giao tiếp đơn giản mà còn giải quyết được các yêu cầu đặc thù trong quá trình xây dựng doanh nghiệp và tạo dựng niềm tin với các đối tượng khách hàng và các đối tác kinh doanh.

Vì vậy, Bizfly Cloud hy vọng, qua bài viết này, bạn đã có thể nắm rõ được các nguyên tắc khi sử dụng email doanh nghiệp và ứng dụng nó một cách tốt nhất trong thực tế. Để từ đó có thể đưa ra được lựa chọn tên email doanh nghiệp hiệu quả nhất.

  • BizFly Cloud – Cung cấp dịch vụ điện toán đám mây tốt nhất tại Việt Nam
  • Vận hành bởi VCcorp
  • Địa chỉ: Số 1 Nguyễn Huy Tưởng, P. Thanh Xuân Trung, Q. Thanh Xuân, TP Hà Nội.
  • Google map: https://goo.gl/maps/CUqazfqqgd5w4HSh6
Bài viết liên quan